Systèmes de Réservation de Salles de réunion : Écrans & Logiciels

Systèmes de réservation de salle de réunion
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Par Benjamin Lambret

Gérant de la société Twenti

À la recherche de solutions de collaboration performantes pour gérer la réservation de vos salles de réunion ? Twenti vous présente ses recommandations pour 2025, en matière d’écrans, de logiciels et d’outils adaptés à vos besoins.

Notre équipe d’experts en audiovisuel vous accompagne tout au long du processus : de la sélection à l’installation, en passant par l’intégration de ces solutions dans votre entreprise.

Retrouvez sur cette page :

Twenti, l’intégrateur audiovisuel expert en solutions de collaboration et de réservation de salles

Chez Twenti, nous offrons des solutions personnalisées et sur-mesure pour optimiser vos espaces de réunion. De l’analyse initiale à l’installation et à l’intégration, nous vous accompagnons à chaque étape pour garantir une gestion fluide et efficace de vos salles.

Quels écrans pour organiser la réservation de mes salles de réunion ?

La gestion efficace des réservations de salles de conférence, de salles de formation, d’amphithéâtres ou de séminaires repose sur l’utilisation d’écrans adaptés. Ces derniers doivent offrir une interface intuitive et s’intégrer parfaitement à vos systèmes de planification existants. Le choix des équipements dépendra de la taille de votre entreprise, de vos besoins spécifiques et de votre budget.

Il est essentiel d’opter pour des dispositifs compatibles avec vos outils actuels, afin d’assurer une adoption fluide et une intégration optimale.

Voici une sélection des cinq types d’écrans recommandés pour 2025, chacun répondant aux besoins variés des professionnels :

Écrans et dispositifs d’affichage

Ces écrans, installés à l’entrée des salles, offrent une interaction poussée avec des options de réservation avancées.

Avantages :

  • Réservation directe avec des options personnalisées.
  • Affichage de l’ordre du jour et des participants.
  • Interface adaptable aux besoins de l’entreprise.

Idéal pour :

  • Grandes entreprises avec des besoins complexes en gestion de salles.
  • Centres de conférence nécessitant une flexibilité accrue.

Modèle recommandé : Crestron TSS-1070, pour une intégration complète avec vos systèmes de gestion de salles.

Panneaux d'Affichage Numérique (15 à 22 pouces)

Installés dans des zones à fort passage, ces panneaux affichent la disponibilité des salles en temps réel.

Avantages :

  • Vue d’ensemble sur la disponibilité des salles.
  • Mise à jour en temps réel, garantissant des informations précises.
  • Personnalisation de l’affichage selon l’identité visuelle de l’entreprise.

Idéal pour :

  • Halls d’entrée ou espaces de forte affluence.
  • Entreprises multi-sites nécessitant une gestion centralisée des informations.

Modèle recommandé :  Samsung QB13R, offrant une qualité d’image exceptionnelle et une connectivité versatile.

Écrans LED avec Signalétique Intégrée (22 à 32 pouces)

Ces écrans allient gestion de la réservation et signalétique numérique.

Avantages :

  • Affichage multimédia pour des communications internes.
  • Haute luminosité et visibilité, même en environnements très éclairés.
  • Gestion centralisée du contenu pour une cohérence de la communication.

Idéal pour :

  • Grandes entreprises combinant gestion des salles et communication interne.
  • Espaces publics ou entreprises ayant des besoins polyvalents.

Modèle recommandé : LG SM5KE Series, alliant flexibilité d’affichage et gestion simplifiée.

Moniteurs Professionnels avec Capteurs de Présence (10 à 15 pouces)

Ces écrans détectent l’occupation des salles et optimisent leur utilisation.

Avantages :

  • Libération automatique des salles inutilisées.
  • Suivi de l’utilisation des espaces pour une gestion plus efficace.
  • Prévention des réservations fantômes.

Idéal pour :

  • Entreprises cherchant à maximiser l’utilisation de leurs espaces de réunion.
  • Organisations souhaitant améliorer leur efficacité.

Modèle recommandé : Joan 13, un écran innovant intégrant la détection de présence et offrant une grande autonomie.

Tablette de Réservation de Salle (7 à 10 pouces)

Ces tablettes compactes sont installées à l’entrée des salles pour une gestion simplifiée.

Avantages :

  • Affichage en temps réel de la disponibilité des salles.
  • Réservation instantanée via une interface tactile.
  • Synchronisation automatique avec les calendriers d’entreprise.

Idéal pour :

  • Petites et moyennes entreprises recherchant une solution simple.
  • Espaces de coworking nécessitant une gestion dynamique des salles.

Modèle recommandé : Evoko Room Manager, une solution éprouvée pour une gestion intuitive et une intégration parfaite avec les calendriers.

Quels outils pour gérer le planning de réservation de mes réunions d’entreprise ?

Pour fluidifier l’organisation de vos réunions et éviter les conflits de réservation, il existe aujourd’hui des outils performants, intuitifs et parfaitement adaptés aux besoins des entreprises modernes.

Les meilleures applications de calendrier

  • Google Calendar : Parfait pour les entreprises utilisant Google Workspace. Il permet la réservation de salles directement depuis l’agenda et l’intégration avec Google Meet.
  • Microsoft Outlook Calendar : Idéal pour les entreprises utilisant Microsoft 365, avec une synchronisation avec Microsoft Teams.
  • Apple Calendar : Conçu pour les entreprises équipées de produits Apple, avec une expérience fluide entre les services Apple.

Les meilleurs logiciels gratuits en ligne

  • Calendly : Facile à utiliser pour les PME, avec des fonctionnalités d’intégration de calendriers existants.
  • Zoho Bookings : Une solution gratuite pour les utilisateurs de Zoho, permettant de gérer les réservations de salles.
  • Roomzilla : Parfait pour les petites entreprises avec des besoins simples de gestion de salles.

Les meilleurs logiciels payants

  • Robin : Une solution complète pour la gestion des salles de réunion et espaces collaboratifs.
  • Skedda : Idéal pour la gestion des espaces avec une planification intuitive et une personnalisation poussée.
  • Room Manager : Un outil puissant pour la gestion des équipements et des réservations détaillées.

Pourquoi utiliser un système de réservation de salle : les avantages ?

  1. Simplification de la gestion des espaces : Une vue d’ensemble en temps réel permet d’éviter les doubles réservations et les confusions.
  2. Optimisation des ressources : Identifiez les espaces sous-utilisés et réorganisez-les pour mieux répondre aux besoins.
  3. Amélioration de l’expérience utilisateur : Interface intuitive et notifications automatiques simplifient l’utilisation du système.
  4. Réduction des conflits : Un affichage clair des statuts des salles élimine les malentendus.
  5. Intégration avec les outils collaboratifs : Synchronisation avec Google Calendar, Microsoft Outlook, etc., pour une gestion fluide et centralisée.

FAQ

Il s’agit d’une solution numérique permettant de gérer la planification et l’attribution des salles de réunion, incluant des écrans tactiles, des applications de calendrier et des logiciels de gestion en temps réel.

Les équipements nécessaires incluent des microphones, des enceintes et des amplificateurs. Twenti propose des solutions adaptées à chaque taille de salle pour garantir une acoustique optimale.

Une salle de réunion idéale comprend un écran, un système audio, un système de réservation et des équipements collaboratifs comme des caméras et des tableaux interactifs.

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