Gérant de la société Twenti
Vous vous demandez comment équiper et aménager une salle de visioconférence de manière professionnelle ? On vous explique tout dans ce guide en 10 étapes.📍
Dans un monde où la communication à distance est devenue incontournable, une salle de visioconférence bien aménagée peut transformer vos réunions d’entreprise en véritables atouts stratégiques.
Pour autant, c’est plus facile à dire qu’à faire.
De l’acoustique à l’ergonomie, en passant par le choix des équipements audiovisuels, chaque détail compte pour offrir à vos équipes et vos clients une expérience fluide et performante.
Voyons alors ensemble les meilleures pratiques d’installation d’une salle de réunion pour visioconférence, les équipements adéquats et comment Twenti peut vous accompagner dans votre projet.
Aménager une salle de visioconférence professionnelle est un investissement stratégique pour toute entreprise souhaitant améliorer ses processus de communication à distance.
Cette démarche présente de nombreux avantages :
Twenti conçoît votre salle de visio sur mesure.
Ici, nous allons répondre à une question très simple : “Où faire une visioconférence ?”
Le choix du lieu pour une salle de visioconférence est fondamental afin de garantir une expérience sonore de qualité lors de vos réunions à distance.
L’acoustique est souvent négligée, pourtant elle joue un rôle crucial pour éviter les échos, les bruits de fond et les interruptions gênantes, qui peuvent perturber la fluidité des échanges avec vos clients.
Une mauvaise qualité sonore peut rapidement rendre les réunions désagréables et peu productives. Le confort auditif doit donc être l’une de vos priorités.
Lors de la sélection de l’emplacement, privilégiez une pièce isolée des sources de bruit, comme la climatisation, le système de ventilation, ou encore les équipements de bureau bruyants.
De plus, les surfaces dures (murs, plafonds, fenêtres, tables en verre) peuvent avoir tendance à réfléchir les sons, créant ainsi des réverbérations et un effet caverneux. Ce phénomène d’écho rend la partie audio désagréable pour les participants, tant dans la salle qu’à distance.
Pour garantir un bon acoustique dans votre salle, il existe plusieurs solutions simples :
Enfin, si vous avez plusieurs pièces disponibles pour aménager votre salle de visioconférence, il est recommandé de les évaluer en amont sous le prisme sonore en faisant quelques tests simple par vous-même.
Certaines pièces peuvent offrir de meilleures conditions acoustiques de base, limitant les ajustements à réaliser par la suite. Le choix de l’emplacement et l’aménagement acoustique ne sont donc pas à négliger.
La qualité de l’image est tout aussi importante que celle du son. Une caméra mal positionnée ou de mauvaise qualité peut nuire à la présentation globale de vos réunions à distance.
Pour les réunions en petit comité, l’enjeu principal est de capturer – dans le champ de vision – tous les participants sans compromettre la qualité de l’image. Une webcam HD avec un champ large est suffisante pour ce type d’espace. L’objectif est de garantir que, même dans une pièce étroite ou avec peu de recul, tous les participants restent visibles et cadrés correctement.
Une solution courante pour les petites salles est d’opter pour une barre vidéo tout-en-un. Ces dispositifs intègrent à la fois caméra, micros, et haut-parleurs, simplifiant ainsi l’installation en réduisant le nombre de composants et de câbles. Une webcam grand-angle est particulièrement efficace pour capturer les participants situés à différents endroits de la salle sans créer de distorsion.
N’oubliez pas de choisir une caméra en qualité HD pour une image nette sans perte de détails.
Dans une salle de réunion de taille moyenne, il devient nécessaire d’ajouter des fonctionnalités plus avancées pour s’adapter à un nombre croissant de participants et une dynamique de réunion plus complexe. Une caméra motorisée avec suivi automatique est idéale dans ce contexte.
Grâce à la technologie de tracking, la caméra peut suivre l’intervenant principal, assurant ainsi une mise au point automatique et précise sur celui qui prend la parole. Cela permet de rendre les réunions plus fluides en focalisant l’attention sur l’orateur sans nécessiter d’intervention humaine pour ajuster le cadrage.
Une barre vidéo tout en un avec des fonctionnalités de panoramique, inclinaison et zoom (PTZ) offre également un atout majeur.
En plus de capter le mouvement des intervenants, ces caméras permettent une couverture totale de la salle, tout en ajustant l’angle et le zoom en fonction de l’action. Associées à l’intelligence artificielle, elles optimisent encore davantage l’expérience en ajustant automatiquement l’image en fonction des mouvements dans la pièce.
Pour les grandes salles de visioconférence, les besoins sont plus spécifiques et exigeants. Il est essentiel d’investir dans une caméra capable de capturer une grande partie de la salle avec précision, tout en offrant une image de qualité exceptionnelle.
Les caméras 4K avec zoom optique et panoramique sont idéales pour ces environnements. Elles permettent non seulement d’avoir une qualité d’image irréprochable, mais aussi d’ajuster le cadrage sans perte de qualité, même à distance.
Dans ces salles, il est important que la caméra puisse suivre l’intervenant, mais aussi ajuster automatiquement le zoom et le champ de vision lorsque quelqu’un se lève pour utiliser un tableau blanc, par exemple.
Les caméras avec intelligence artificielle jouent ici un rôle majeur : elles permettent une détection automatique des mouvements et ajustent les paramètres en temps réel pour garantir une visibilité optimale, quel que soit l’endroit où l’action se déroule dans la salle.
Les grandes salles nécessitent donc :
Avec ces équipements, vos grandes salles de visio offriront une expérience immersive et fluide aux participants.
Dans de nombreuses réunions, le tableau blanc reste un outil indispensable pour illustrer des idées. Cependant, pour que les participants à distance puissent suivre en temps réel, il est essentiel d’utiliser une caméra dédiée.
Voici pourquoi ce genre de webcam est un atout indispensable :
Twenti vous propose le meilleur équipement
de visioconférence du marché.
Le positionnement de la caméra joue un rôle crucial dans la perception des participants à distance. Une caméra mal placée peut nuire à l’image professionnelle que vous souhaitez transmettre.
Pour un rendu optimal, il est conseillé de placer la caméra à hauteur des yeux, permettant ainsi une interaction plus naturelle avec vos interlocuteurs.
En réglant correctement l’angle et la hauteur, vous assurez non seulement que tous les participants sont visibles sans déformation, mais aussi que la couverture de la salle est optimisée.
De plus, si vous avez une salle équipée de plusieurs caméras, l’idéal est d’opter pour des solutions motorisées ou avec des réglages automatiques, capables d’ajuster l’angle et la couverture selon les mouvements et les participants présents, garantissant ainsi que tous sont correctement cadrés et visibles à tout moment.
La qualité audio est souvent le facteur décisif qui garantit le bon déroulement d’une visioconférence, car une communication claire et sans interruption est indispensable pour maintenir l’attention et l’efficacité des échanges.
Dans une visioconférence, la qualité sonore est absolument cruciale pour assurer une communication claire. Un bon microphone permet de capter distinctement la voix de chaque participant, quelle que soit sa position dans la salle.
Micros omnidirectionnels : Captent le son à 360°, idéaux pour les salles où plusieurs personnes parlent simultanément. Ils offrent une captation uniforme, garantissant que toutes les voix sont entendues avec la même clarté.
Micros directionnels : Conçus pour se concentrer sur une seule source sonore, ils sont parfaits pour les réunions où un seul orateur prend la parole à la fois. Ils réduisent les bruits indésirables venant des côtés ou de l’arrière.
Speakerphones : Ils combinent microphone et haut-parleur pour offrir une solution complète de visioconférence. Ils captent les voix avec précision et diffusent un son clair, tout en intégrant souvent des technologies de réduction de bruit et d’annulation d’écho.
Comment bien choisir le micro ou speakerphone :
Les enceintes jouent évidemment un rôle crucial dans la qualité de la visioconférence. Elles doivent diffuser un son clair et puissant dans toute la pièce, sans distorsion, pour que chaque intervenant soit entendu distinctement.
Une mauvaise qualité de son peut rapidement nuire à l’efficacité d’une réunion, surtout si des bruits parasites ou des voix inaudibles perturbent l’échange.
Pour bien choisir vos enceintes, voici les points à prendre en compte :
Le choix de votre dispositif visuel est crucial pour garantir une expérience fluide et engageante lors de vos visioconférences.
Il est important d’adapter la taille, la résolution et le type d’affichage en fonction de la taille de la salle et du nombre de participants pour que chacun puisse suivre les échanges avec précision.
L’agencement de votre salle de visioconférence doit allier productivité et confort. Un mobilier ergonomique est essentiel pour garantir que les participants puissent interagir facilement, que ce soit en présentiel ou à distance.
L’agencement doit aussi optimiser l’espace disponible en évitant les obstacles visuels et les encombrements, tout en prévoyant des solutions d’éclairage qui favorisent la concentration sans être agressives. Un bon éclairage, combiné à un espace bien structuré, améliore l’ambiance et l’efficacité des échanges.
Chez Twenti, nous ne nous contentons pas de fournir du matériel audiovisuel performant pour vos visioconférences, nous nous engageons également à repenser entièrement l’agencement de votre salle pour allier productivité et confort.
Nous offrons un service complet en matière de décoration, d’ergonomie, et d’optimisation de l’espace. Cela inclut le choix de chaises réglables, de tables à hauteur adaptée, ainsi qu’une disposition des sièges qui permet à chaque participant, qu’il soit en présentiel ou à distance, de bien voir les écrans et d’interagir efficacement.
De plus, nous nous chargeons de la gestion de l’éclairage, en veillant à ce qu’il favorise la concentration tout en créant une ambiance agréable, sans être agressif. En tant que véritable partenaire, nous jouons presque le rôle d’architecte d’intérieur, en apportant une plus-value dans le design à vos espaces de travail, garantissant ainsi une expérience de réunion à la fois fonctionnelle et esthétique.
Pour aménager une salle de réunion moderne et fonctionnelle, privilégiez des meubles modulables qui peuvent être facilement réarrangés en fonction des besoins (réunion formelle, collaboration en petits groupes, etc.). Choisissez un mobilier au design épuré, qui donne une impression de modernité tout en étant pratique.
Ajoutez également des espaces de rangement discrets pour cacher les câbles, les chargeurs et autres équipements techniques afin de maintenir un environnement de travail propre et organisé. Cela permettra de dégager l’espace et d’éviter tout encombrement visuel qui pourrait distraire les participants ou nuire à l’aspect professionnel de la salle.
Pour trouver voici quelques idées pratiques :
Visitez des showrooms : Ces espaces sont spécialement conçus pour présenter des solutions modernes et modulables adaptées aux environnements professionnels. Vous pourrez y voir différents styles et configurations.
A ce titre, notre showroom de 700 m2 vous accueille à Besançon du mardi au samedi.
Explorez des sites spécialisés comme Pinterest, Houzz, ou ArchDaily. Ces plateformes regorgent d’idées d’aménagement et de design intérieur, et vous permettront de visualiser des exemples concrets de salles de réunion modernes.
Consultez des catalogues de marques de mobilier professionnel : Des entreprises comme Steelcase, Herman Miller ou Vitra offrent une large gamme de mobilier design et modulable. Leurs catalogues fournissent des exemples concrets d’aménagement de salles de réunion.
Demandez conseil à des architectes d’intérieur spécialisés dans les bureaux : Ces professionnels peuvent vous fournir des idées innovantes et fonctionnelles adaptées à votre espace, tout en respectant l’ergonomie et l’optimisation de l’espace.
Twenti vous accompagne dans le design de vos salles de réunion.
Le choix de l’écran est crucial pour garantir une expérience visuelle fluide et engageante lors de vos visioconférences.
Il est essentiel d’adapter la taille, la résolution et le type d’affichage en fonction de la taille de la salle et du nombre de participants pour que chacun puisse suivre les échanges avec précision.
Le choix entre un moniteur, un vidéoprojecteur, une TV ou un écran interactif dépend des besoins spécifiques de votre salle de visioconférence.
Les écrans interactifs sont particulièrement utiles pour améliorer la collaboration en direct, offrant des fonctionnalités avancées telles que la possibilité de dessiner, annoter, et interagir avec des documents en temps réel. Ces écrans sont parfaits pour des réunions dynamiques, où les participants peuvent intervenir directement sur les contenus projetés.
Les vidéoprojecteurs sont une solution classique pour les grandes salles, mais nécessitent une bonne gestion de l’éclairage pour éviter des reflets ou une perte de visibilité.
Le nombre d’écrans à installer dépend de la taille de votre salle et du type de réunions que vous souhaitez conduire.
Dans certaines configurations, un double affichage est recommandé : un écran pour afficher les interlocuteurs distants et un autre pour les présentations ou les documents partagés.
Ce dispositif permet aux participants d’interagir efficacement sans avoir à alterner constamment entre plusieurs contenus, améliorant ainsi la fluidité des échanges.
Pour des salles plus grandes, ou avec de nombreux participants, ajouter un troisième écran peut être pertinent, pour garantir que chacun ait une vue dégagée.
La taille de l’écran est un facteur crucial pour assurer que tous les participants puissent suivre la réunion sans difficulté depuis n’importe quel endroit dans la pièce. Un écran trop petit conduit à des problèmes évidents.
En général, il est recommandé de choisir un écran proportionnel à la distance entre l’écran et les participants, en suivant la règle d’un pouce d’écran par pied de distance (ex : un écran de 70 pouces pour une distance de 7 à 10 mètres). Cela garantit une bonne lisibilité, même pour des contenus détaillés.
Les paramètres vidéo sont tout aussi importants que la taille de votre écran.
Pour une expérience visuelle optimale, il est conseillé d’opter pour des écrans avec une résolution HD (1080p) ou, idéalement, 4K, notamment si vous travaillez avec des présentations graphiques ou des documents riches en détails.
Une bonne résolution permet également ‘éviter la fatigue visuelle, d’augmenter le temps de concentration et assure que toutes les informations partagées soient claires et lisibles pour l’ensemble des participants.
Le choix de l’ordinateur pour votre salle de visioconférence est un élément déterminant pour garantir une expérience fluide et sans interruption. Un ordinateur insuffisamment puissant peut entraîner des ralentissements, des déconnexions ou une qualité vidéo dégradée, ce qui perturbe la réunion et nuit à votre professionnalisme.
Il est important d’opter pour un PC ou Mac doté d’un processeur rapide, tel qu’un Intel Core i5 ou i7 ou son équivalent, afin de gérer efficacement, au minimum, les logiciels de visioconférence courants comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.
Un processeur performant permet de traiter plusieurs flux vidéo en même temps, en particulier lorsque vous partagez des écrans ou des présentations, ou lorsque plusieurs participants se connectent.
En plus du processeur, une bonne carte graphique est essentielle, notamment pour garantir une qualité vidéo en haute résolution (HD ou 4K). Une carte graphique dédiée, comme celles de la gamme NVIDIA ou AMD, est recommandée pour éviter toute dégradation de l’image, même lorsque plusieurs vidéos sont diffusées simultanément.
D’autres aspects à considérer incluent notamment :
Une installation de visioconférence réussie passe aussi par une bonne gestion des câbles et de la connectique.
Des solutions de rangement comme des gaines cachées ou des boîtiers intégrés permettent de maintenir un espace de travail propre et ordonné. Cela évite également les interruptions imprévues liées à des déconnexions accidentelles.
Les passe-câbles et conduits sont des solutions pratiques pour faire passer discrètement les câbles le long des murs, sous les tables, ou même à travers le plafond. Ces dispositifs permettent de regrouper plusieurs câbles en un seul point de passage, les maintenant ainsi organisés et hors de vue.
Les gaines techniques sont des tubes flexibles qui permettent de regrouper plusieurs câbles ensemble, en les protégeant des torsions et des dommages, tout en les maintenant organisés. Elles sont particulièrement utiles dans des environnements où de nombreux câbles sont utilisés et doivent être facilement modifiables.
Ces gaines garantissent que les câbles sont organisés de manière propre, réduisant ainsi le risque de déconnexions accidentelles ou de détérioration des câbles, tout en améliorant l’esthétique générale de la sall
Les paramètres vidéo sont tout aussi importants que la taille de l’écran.
Pour une expérience visuelle optimale, il est conseillé d’opter pour des écrans avec une résolution HD (1080p) ou, idéalement, 4K, notamment si vous travaillez avec des présentations graphiques ou des documents riches en détails.
Une bonne résolution permet d’éviter la fatigue visuelle et assure que toutes les informations partagées soient claires et lisibles pour l’ensemble des participants.
Dans certaines configurations, les câbles d’origine peuvent ne pas être assez longs pour atteindre les appareils de visioconférence. Les rallonges de câble sont alors indispensables pour garantir une connexion stable sans tirer ou forcer les câbles, ce qui pourrait causer des déconnexions ou des dommages.
Besoin d’un accompagnement personnalisé ?
Les panneaux de réservation sont généralement des écrans tactiles situés à l’entrée des salles de réunion, reliés à un système de gestion centralisé.
Les panneaux de réservation tactiles sont les plus courants et offrent une interface intuitive pour les utilisateurs. Installés à l’extérieur des salles de réunion, ils permettent une gestion directe des réservations. Ils sont connectés à un système centralisé et affichent en temps réel les informations sur la disponibilité de la salle.
Voici 4 types de panneaux intéressants pour votre entreprise :
Panneaux tactiles dédiés à la réservation de salle
Ces panneaux, installés à l’extérieur des salles, permettent une gestion directe et intuitive des réservations en temps réel. Ils sont équipés d’un écran tactile de 7 à 10 pouces et se connectent aux calendriers d’entreprise (Google Calendar, Outlook). Certains modèles utilisent des LED multicolores pour indiquer la disponibilité de la salle.
Panneaux e-ink (encre électronique)
Les panneaux e-ink consomment très peu d’énergie, offrant un affichage lisible même en pleine lumière. Idéaux pour une utilisation continue sans rechargement fréquent, ils affichent les informations de base comme la disponibilité des salles et peuvent se synchroniser avec des systèmes de gestion via Wi-Fi ou Bluetooth.
Panneaux interactifs avec capteurs de présence
Ces panneaux détectent si une salle est effectivement utilisée grâce à des capteurs de mouvement. Ils annulent automatiquement les réservations si personne n’est présent et collectent des données sur l’utilisation des salles pour optimiser leur gestion. Ils incluent souvent une fonctionnalité de check-in pour confirmer la présence des utilisateurs.
Panneaux intégrés à des systèmes de contrôle centralisé
Dans les environnements domotiques, ces panneaux permettent de gérer non seulement les réservations, mais aussi l’éclairage, la climatisation, et les équipements audiovisuels via un système centralisé (Crestron, AMX, Extron). Ils offrent des rapports détaillés sur l’utilisation des salles et l’efficacité des réservations.
Voici un top 5 des meilleurs logiciels de visioconférence adaptés au marché français, en tenant compte de leur popularité, fonctionnalité et accessibilité pour les entreprises françaises :
Logiciel | Prix/mois | Fonctions | Note/5 |
|---|---|---|---|
Zoom | Gratuit (limité)/13,99€ | Partage d’écran, enregistrement, salles de réunion, arrière-plans virtuels | 4,8 |
Microsoft Teams | Gratuit (limité)/ 4,20€ | Intégration Office 365, partage d’écran, enregistrement, chat | 4,6 |
Google Meet | Gratuit (limité/8€ | Intégration Google, partage d’écran, réunions jusqu’à 100 participants | 4,4 |
Cisco Webex | Gratuit (limité)/12,85€ | Sécurité avancée, partage de fichiers, gestion de grandes réunions | 4,3 |
Livestorm | Gratuit (limité)/89€ | Webinaires, interactivité, enregistrement, intégration avec outils marketing | 4,5 |
Il ne vous reste plus qu’à faire un choix parmi ces solutions de collaboration à distance.
Le tableau ci-dessous présente des exemples de bande passante typiques nécessaires pour une visioconférence, en fonction de la résolution et de la fréquence d’images.
La fréquence d’images influence la fluidité des mouvements, tandis que la résolution affecte le niveau de détails visibles.
Ces besoins en bande passante sont par écran, donc les systèmes avec plusieurs écrans nécessitent une bande passante supplémentaire.
Bande Passante | Résolution | Fréquence d’images |
|---|---|---|
384 Kbps | CIF | 30 fps |
512 Kbps | 4CIF | 15 fps + |
768 Kbps | 4CIF | 30 fps |
1 Mbps | HD720 | 15 fps + |
2 Mbps | HD720 | 30 fps |
6 Mbps | HD1090 | 30 fps |
≈7 Mbps | HD1080 | 60 fps |
Kbps : Kilobits par seconde
Mbps : Mégabits par seconde
CIF : Common intermediate Format (352×288 pixels)
Le budget pour aménager une salle de visioconférence de qualité professionnelle peut varier en fonction de plusieurs facteurs. Il dépendra principalement de la taille de la salle, du nombre de participants et du type d’équipements nécessaires (caméras, micros, écrans).
En général, il faut compter sur un budget de départ d’environ 5 000 à 20 000 € pour une installation complète, comprenant le matériel audiovisuel, le câblage, l’éclairage optimisé, et le mobilier ergonomique.
Pour une salle de réunion plus grande et équipée de technologies avancées comme les écrans interactifs ou les solutions flexibles de visioconférence, le coût peut augmenter, souvent jusqu’à 50 000 voire 70 000 €. Le mieux est de faire un devis personnalisé en fonction de vos besoins précis.
Les technologies évoluent constamment dans le domaine de la visioconférence. Parmi les tendances récentes en 2024, on trouve évidemment l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) pour améliorer la qualité audio et vidéo. Par exemple, des caméras intelligentes peuvent ajuster automatiquement la résolution et l’angle en fonction des mouvements des participants.
La réalité augmentée (RA) et les hologrammes sont également des innovations en plein essor, permettant des réunions virtuelles plus immersives.
Enfin, les outils collaboratifs basés sur le cloud comme Zoom et Microsoft Teams intègrent désormais des fonctionnalités d’analyse en temps réel, permettant de mieux suivre la participation et l’engagement des participants lors des réunions à distance.
Pour démarrer une visioconférence, il est important de bien préparer l’installation technique audiovisuelle. Assurez-vous d’avoir un système de vidéoconférence fiable, un réseau avec une bande passante suffisante, et un PC ou du matériel informatique adapté.
Ensuite, choisissez la plateforme de visioconférence (Zoom, Teams, ou toute autre solution adaptée à vos besoins). Une fois la salle prête, connectez les caméras et les micros, lancez l’application, et invitez les participants à rejoindre la réunion vidéo.
Le bon agencement de la salle et la qualité sonore et vidéo garantiront une réunion fluide et professionnelle.
Il existe plusieurs logiciels de visioconférence gratuits, les plus populaires étant Zoom (version gratuite avec des limitations), Google Meet et Microsoft Teams (version gratuite pour un usage limité).
Ces outils sont parfaits pour les petites entreprises ou les réunions à distance qui n’exigent pas des fonctionnalités avancées. Ils offrent tous une bonne compatibilité avec divers systèmes audiovisuels professionnels, permettant d’assurer une communication fluide.
Toutefois, pour des réunions d’entreprise régulières et de plus grande envergure, il est souvent recommandé d’opter pour des versions payantes offrant plus de fonctionnalités collaboratives et une meilleure sécurité.
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